6. L'indexation alphabétique matières

Une suite ordonnée de sujets repose sur une conception particulière de l'organisation des connaissances; c'est la manière la plus commode de dresser un index matières, mais il faut qu'il y ait une clef permettant aux usagers d'en comprendre la structure. Cette clef est l'index alphabétique, qui donne le symbole de codification correspondant à chaque terme, de même qu'un dictionnaire donne une définition pour chaque mot. L'alphabet ne constitue pas un système permettant d'organiser les concepts en une structure logique, il permet seulement de ranger les mots et les lettres selon un ordre de succession, une série. Les lettres de l'alphabet sont des signes et non des symboles; une liste alphabétique de mots se présentera dans un ordre différent si on traduit les mots dans une autre langue.

Cependant, la disposition alphabétique des sujets au sein d'un index a connu un succès considérable, surtout aux États-Unis, parce qu'elle est la façon la plus commode d'accéder à une série de mots. Le nom qu'on décidera de donner à un sujet peut rencontrer une approbation plus ou moins générale, alors qu'il est plus difficile de s'accorder sur la position qu'on attribuera à un sujet au sein d'une structure logique ou intellectuelle, car l'édification d'une telle structure est un processus beaucoup plus complexe que la simple désignation d'un sujet par un nom. Tout processus de codification, telle qu'une suite ordonnée de sujets, n'aboutit à un résultat utilisable que si le code a une clé, de même que toute serrure exige une clé: la clé fait partie intégrante de l'ensemble fonctionnel, mais à elle seule (sans la serrure) elle ne saurait assurer la fermeture de la porte.

En fait, la désignation des sujets exige d'être (dans une certaine mesure) normalisée pour être utilisable de façon assez générale, surtout si la collection ou le fichier des documents sont appelés à être utilisés par le public. Depuis le XIXe siècle, les grandes bibliothèques, certains érudits, certaines institutions publient des listes de vedettes matières, présentées en ordre alphabétique. On parle aussi de catalogues matières. Ces listes répondent à une demande constante, puisque deux des plus populaires, celle de la bibliothèque du Congrès et celle de M. E. Sears, ont atteint respectivement leur neuvième et onzième édition, et que les rubriques de la liste LC (Library of Congress, bibliothèque du Congrès) figurent dans les enregistrements MARC II. Il existe un grand nombre de listes de vedettes matières, souvent appelées maintenant "mots clés" ou "descripteurs": l'une des plus connues est le MeSH (Medical Subject Headings, vedettes matières médicales) de la Bibliothèque nationale de médecine des États-Unis, car elle est souvent utilisée pour l'indexation dans des systèmes automatisés.

Bien que la disposition de ces codes, également appelés "langages descripteurs" (descriptor languages ), se fonde essentiellement sur l'alphabet, ils sont également capables d'exprimer des relations entre les sujets (c'est-à-dire une forme camouflée de classement) au moyen de renvois d'un mot à un autre, parfois à plusieurs autres. Ces renvois sont de deux sortes: "Voir" et "Voir aussi". Un renvoi Voir signifie que le premier terme ne doit pas être utilisé pour l'indexation mais que les entrées dans le fichier figurent sous le second mot, auquel on renvoie. Un renvoi Voir aussi signifie que, outre les entrées faites sous le premier terme, il existe aussi des entrées pertinentes correspondant à des ouvrages sur des sujets connexes, figurant sous les mots auxquels on renvoie:

- Histoire (ancienne). Voir aussi Archéologie; Bible; Civilisations (antiques)...
- Histoire (Atlas). Voir Atlas (historiques)
- Histoire (biblique). Voir Bible (Histoire des événements bibliques)

in Liste des vedettes matières de Sears .
- Personnel des Forces armées
 X Personnel militaire
- Kéfir
  XU Lait
in MeSH , où X signifie Voir et XU Voir aussi .